5 herramientas para implicar a los asistentes en eventos en remoto

“Vamos a hacer el evento online pero, ¿cómo hacemos para captar la atención de la gente? Yo creo que se van a aburrir y se van a ir desconectando, irán a contestar emails, mirar su móvil y entrar en Instagram, darle de comer al perro, hablar con la vecina…” Este es el miedo que surge a la hora de producir eventos en remoto (digitales o como queráis llamarlos). ¿Cómo implicamos a la audiencia? ¿Cómo mantener la atención y convertir un evento en remoto en una experiencia para los asistentes? Grandes preguntas de la humanidad en la era del teletrabajo.

En Luzán 5 hemos creado un grupo, formado por perfiles muy diversos, para contestar todas estas preguntas. La verdad, ha sido difícil, los primeros pasos siempre cuestan, pero tras el choque inicial ya podemos decir que algunas de las metodologías y herramientas, no solo han llegado para quedarse, sino que incluso serán utilizadas en eventos presenciales en un futuro. De hecho, hemos sacado las 5 claves necesarias para que celebres un encuentro virtual exitoso.

Hay muchas y variadas y siempre debemos recordar el flujo de pensamiento y las diferencias entre metodología y herramienta. Para no despistaros y con la intención de que no dejéis de prestar atención a este texto, vamos con las cinco herramientas principales (que permiten la realización de varias metodologías):

  1. Mentimeter

A parte de la selección del nombre (por lo menos en el mundo hispanohablante), de Mentimeter solo puedo decir cosas positivas. Nos permite realizar preguntas a la audiencia y ver la respuesta de manera instantánea y todo de una manera súper sencilla. Permite priorizar, preguntas cerradas o abiertas, gamificar (otorgando puntuaciones), añadir cronómetro,… Además la interface es de lo más intuitiva, es registrarse y en un cuarto de  hora hacerse a los mandos de esta maravillosa herramienta. A desatacar también el apartado gráfico, que permite personalización y añadir logos y creación de plantillas.

Digamos que podríamos ponerlo en el mismo apartado de Mentimeter ya que, como este, también sirve para preguntar a la audiencia y observar las preguntas en tiempo real. ¿Qué cosas aporta con respecto a Mentimeter? Pues un mayor número de dinámicas, por ejemplo, la carrera: una manera de gamificar un cuestionario, donde los participantes que más rápido aciertan las respuestas, van ocupando en la carrera virtual una posición más adelantada. Sparkup también permite registrar quien aporta cada respuesta (Mentimeter no). Lo peor, la interface que es un poco pesadilla y su integración con Powerpoint.

  • Votaciones y preguntas y respuestas de Zoom

En su formato de seminario web, Zoom también permite lanzar preguntas cerradas (votaciones) o abiertas (preguntas y respuestas). Podemos comparar estás funciones a las dos herramientas anteriores. En este caso no existen tantas opciones de interacción y el apartado gráfico deja mucho que desear, pero tiene como factor positivo la fácil integración (los asistentes ya están en Zoom). ¿Cómo elegir la herramienta? Depende del número de asistentes, donde se encuentran los ponentes/moderadores, la importancia del ratio de participación… Existe una serie de factores que son importantes a la hora de decidir qué herramienta usar.

El uso de post-its y pizarras en reuniones/talleres presenciales es algo muy habitual. Pero y ¿cómo hacemos esto en eventos en remoto? La respuesta es escribe  Miro board en Google y te sorprenderás. Solo puedo decir cosas buenas, me parece una herramienta tan buena, que creo que de manera presencial también tiene una utilidad que supera en muchas cosas a las pizarras físicas. Es sobre todo una solución cuando quieres integrar el trabajo de diversos grupos en poco tiempo, ya que se puede utilizar la misma pizarra virtual. De esta manera la puesta en común es mucho más sencilla y rápida.

  • Breakout Rooms de Zoom

Desde el colegio, cuando teníamos que hacer trabajos colaborativos, nos han separado en grupos de trabajo pequeños, por mesas. Esto es algo muy útil en talleres prácticos, por ejemplo de retos-soluciones, parlamento inglés…

Pues gracias a Zoom podemos hacer esto, simplemente llevamos a todos nuestros asistentes a diversas salas virtuales, en las que pueden ir hablando y debatiendo en grupos reducidos. Para que todo funcione correctamente hay que explicar muy bien la dinámica y nunca está de más contar con moderadores que vayan entrando y saliendo en cada una de estas salas.

Po Jesús Loureiro – Scientific Analyst de Luzán 5 Health Consulting