5 claves para un evento virtual exitoso

José Ängel Franco Eventos virutales exitosos

La pandemia del COVID-19 ha cambiado nuestro día a día empujándonos a pensar “fuera de la caja”. De repente, todos hemos sido testigos de que muchos de los usos y costumbres que creíamos inmutables se pueden realizar de otra manera, sin por ello tener que renunciar a las ventajas de lo “tradicional”. Así, el teletrabajo, la telemedicina y las reuniones virtuales han entrado en nuestras vidas por la puerta grande.

En Luzán 5 creemos que en el ámbito laboral los eventos en remoto han abierto un mundo de posibilidades. Además, estamos convencidos de que cuando acaben las restricciones seguirán formando parte de la ecuación. Tenemos claro que no van a sustituir las reuniones presenciales, sino que serán complementarios aportando un alto valor añadido.

En estos pocos meses de entrenamiento a la carrera y puesta en práctica meteórica, son 5 las claves que, desde nuestra experiencia, podemos aportar para conseguir un evento virtual exitoso en el mundo de la salud. Esta es nuestra particular receta:

  1. Mantén tu esencia

Nuestros eventos siempre se han caracterizado por la calidad científica de nuestros contenidos y por ir siempre de la mano de Sociedades Científicas y expertos de referencia, por nuestra profesionalidad y cercanía de trato. Si esta es la fórmula en todo lo que hacemos, también debe serlo en cualquier evento virtual que desarrollemos.

2. Espíritu de innovación y actitud de aprendizaje

Desde que la pandemia nos recluyó en nuestras casas, creamos un grupo de trabajo de “experiencias en remoto”. Se trata de un equipo multidisciplinar que se reúne semanalmente para investigar formatos, metodologías, herramientas y casos de éxito. Además, todos los viernes de 13:00 que 14:00 cerramos la semana reuniéndonos toda la empresa a través de Zoom. De este modo, creamos un divertido punto de encuentro que nos sirve, además, como laboratorio de pruebas para ensayar en un entorno seguro todo lo que vamos aprendiendo.

3. Conoce y ten al alcance la infraestructura tecnológica adecuada

La tecnología es la columna vertebral de un evento en remoto. Si falla, la sesión será un fracaso. Por eso, hay que conocer y manejar con soltura los programas de videollamada y las herramientas de dinamización que vayamos a utilizar. Para eventos híbridos y con un volumen elevado de audiencia, es fundamental contar con la asistencia de un buen partner tecnológico. Este será quien se encargue de aspectos esenciales como la emisión en streaming, la producción del evento en directo y la asistencia a usuarios, sin olvidar la grabación para la posterior edición y difusión en otros canales.

4. Diseña y planifica el evento al detalle

El éxito de un evento radica en el trabajo previo. Para ello, habrá que conocer bien la audiencia a la que nos dirigimos. El público marcará los objetivos, y estos guiarán el diseño de la sesión, que siempre habrá de ser pensada para desarrollar en un entorno virtual, que ya de por si presenta numerosas barreras y retos. Habrá que planificar una agenda que incluya descansos regulares y dinámicas para la participación y activación de los asistentes, preparar planes B para aquellas cosas que pudieran fallar, comunicar instrucciones previas a los asistentes para minimizar problemas de conexión al inicio. Probar y probar una y otra vez hasta comprobar que todo (o casi todo) está controlado, o al menos ha sido pensado y disponemos de alternativas.

5. Convierte la sesión en una experiencia memorable

En Luzán 5 nos mueve siempre la máxima de sorprender, de tratar de superar las expectativas de los clientes. Y en el caso de los eventos en remoto el empeño ha de ser mayor pues los retos son múltiples. En nuestras sesiones remotas habremos de conseguir convertir a los espectadores en participantes activos y satisfechos, a los ponentes en facilitadores y dinamizadores de la reunión, y a los patrocinadores en orgullosos promotores de una jornada que mereció la pena y cuya grabación servirá después como un valioso contenido para futuras acciones de comunicación con el target objetivo.

Los eventos en remoto han llegado para quedarse y para sumar valor y posibilidades al sector de la salud. En Luzán 5 somos conscientes de esta oportunidad y no la vamos a dejar pasar.  

Y tú, ¿te animas a vivir experiencias memorables con nosotros?